Szafki RODO

Nowe rozporządzenie o ochronie danych osobowych mówi, że firmy zatrudniające mniej niż 250 pracowników są zwolnione z obowiązku rejestrowania czynności przetwarzania danych osobowych, ale tylko w takim przypadku, kiedy nie są to dane wrażliwe. Dane wrażliwe to większość danych osobowych pozwalających ustalić konkretną osobę. A to znaczy, że obowiązek zabezpieczenia dokumentów papierowych i danych elektronicznych spoczywa na każdej firmie i instytucji. Dotyczy to nie tylko sklepów, biur rachunkowych, kancelarii podatkowych i notarialnych, zakładów produkcyjnych, przychodni, szpitali, urzędów, szkół, ale również obejmuje mniejsze jednostki np.: prywatne gabinety lekarskie i gabinety stomatologiczne, warsztaty samochodowe, przedszkola, żłobki, punkty ksero, biura turystyczne oraz szeroką grupę mikroprzedsiębiorców: firm jednoosobowych i freelancerów: graficy, programiści, trenerzy szkoleniowi, artyści, konsultanci, księgowi, copywriterzy, handlowcy, itp. Nawet, gdy prowadzi się działalność w domu to należy zabezpieczyć dokumenty przed dostępem niepowołanych osób. W przypadku dokumentów papierowych powinno się stosować zasadę czystego biurka i wszystkie dokumenty z danymi osobowymi należy schować, gdy opuszcza się stanowisko pracy, aby osoby nieuprawnione nie miały możliwości przeczytać lub skopiować taki dokument. Do zabezpieczania dokumentów świetnie nadają się szafki zamykane na zamek i szafy biurowe zamykane na zamek, a także szafki czy kontenerki biurkowe również zamykane na zamek. Warto zwrócić uwagę, że trzymanie segregatorów z takimi dokumentami na regałach, do których mogą mieć dostęp osoby nieuprawnione jest niezgodne z rozporządzeniem. Wyjątek stanowi oddzielne pomieszczenie, do którego nie mają dostępu niepowołane osoby.