Jak przechowywać dokumenty w firmie?

archiwizowania oraz narzucają obowiązek przechowywania dokumentów tak, by nie uległy one zniszczeniu. Sposób i system gromadzenia dokumentacji zależy już od przedsiębiorcy. A podstawą tego systemu są właściwie dobrane meble, bez których właściwie trudno sobie wyobrazić sprawnie funkcjonujące archiwum.

Aranżacja archiwum w firmie

Oczywiście wiele zależy od tego, jakie są fizyczne możliwości w danym biurze. Najlepszym rozwiązaniem jest wydzielenie osobnego pomieszczenia z przeznaczeniem na archiwum, jednak bardzo często nie jest to możliwe, zazwyczaj z braku przestrzeni. W takiej sytuacji należy maksymalnie wykorzystać dostępną powierzchnię (tak w pionie, jak i w poziomie). Szczególnie warto zadbać o zagospodarowanie różnych zakamarków czy wnęk – większość producentów oferuje meble biurowe na wymiar, więc dopasowanie szaf biurowych na dokumenty do konkretnych warunków nie będzie problemem.

Szafki biurowe na dokumenty

Ten rodzaj mebli biurowych sprawdza się najlepiej do przechowywania materiałów, które są potrzebne na co dzień i warto mieć je pod ręką. Jako przykład można podać kodeksy i inne przepisy prawne, zestawienia, ewidencje, spisy towarów, dokumenty finansowe z bieżącego miesiąca. Te ostatnie mogą wymagać przechowywania w sposób chroniący przed dostępem osób nieupoważnionych i wtedy trzeba zdecydować się na szafy biurowe zamykane na zamek.

Szafy aktowe

W porządkowaniu służbowej dokumentacji niezwykle przydatne są segregatory, skoroszyty, teczki oraz obwoluty. Dużym ułatwieniem jest segregacja za pomocą kolorów. W ten sposób można znacznie usprawnić i usystematyzować gromadzenie dokumentów i ułatwić szybkie ich odnalezienie w razie potrzeby (na przykład w czasie kontroli). Z kolei do przechowywania segregatorów najlepiej wybrać metalowe szafy aktowe. Jeżeli z konieczności dokumentacja musi być przechowywana na korytarzu, konieczne jest dodatkowe zabezpieczenie – najlepszym wyborem będą szafki aktowe zamykane na klucz.

Szafki kartotekowe zamykane na klucz

A co z przechowywaniem kartotek? Z takim problemem muszą mierzyć się placówki medyczne i edukacyjne, ale może on także dotyczyć firm posiadających kartoteki magazynowe czy kartoteki pojazdów. Wygodnym i sprawdzonym rozwiązaniem są szafy kartotekowe zamykane na klucz. Gwarancja ochrony przed dostępem osób nieupoważnionych jest szczególnie istotna w przypadku kartotek zawierających dane osobowe.

Szafy na akta osobowe

A jeśli już mowa o danych osobowych, istotnym zagadnieniem jest przechowywanie akt osobowych pracowników. Co oczywiste, zawierają one dane wrażliwe i tym samym muszą być bardzo dokładnie zabezpieczone. Niedopuszczalne jest trzymanie dokumentów kadrowych na ogólnodostępnym regale, tym bardziej w świetle wprowadzonych 25 maja 2018 roku przepisów o RODO. Na wyposażeniu każdej firmy zatrudniającej co najmniej jedną osobę powinny znaleźć się szafy na akta osobowe, zabezpieczone zamkiem z szyfrem lub chociażby kluczem. Warto przy tym pamiętać, że zgodnie z przepisami dokumenty pracownicze muszą być archiwizowane aż przez 50 lat. Zakres ochrony będzie jeszcze większy, jeśli meble przeznaczone do przechowywania tego rodzaju dokumentów będą odznaczały się ognioodpornością.

Planując firmowe archiwum warto oszacować, ile dokumentów może wymagać archiwizacji, na przykład w skali tygodnia i miesiąca, ale też pamiętać, że ilość faktur, akt itd. będzie systematycznie rosnąć. Na tej podstawie będzie można ocenić, ile i jakich regałów i szaf będzie potrzebnych i gdzie można je rozlokować. Dobrą praktyką jest także okresowa kontrola archiwum i usuwanie niepotrzebnych już dokumentów, by w ten sposób zrobić miejsce na kolejne.