Po zmianach ustrojowych w naszym kraju zaczęły otwierać swoje filie zagraniczne firmy oraz korporacje. Wraz z nimi pojawiły się nowe trendy w zakresie organizacji pracy. Jak grzyby po deszczu zaczęły rosnąć biurowce, a w nich wielkopowierzchniowe biura bez podziału na pomieszczenia i pokoje, czyli open space (z angielskiego otwarta przestrzeń).
System ten kojarzy się w Polsce z pracą w malutkim boxie z słuchawkami na uszach oraz stojącym za naszymi plecami menadżerem. Wynika to ze źle pojmowanej idei tego rozwiązania, które w swoim zamyśle miało poprawić obieg wiadomości oraz pozwalać na elastyczne formowanie się grup ludzi pracujących w różnych działach w celu szybkiego rozwiązania powstałych problemów.
Open space – na plus
Największym plusem takiej organizacji biura jest łatwość komunikacji między pracownikami oraz usprawnienie przepływu informacji. Brak fizycznych barier oraz to, że możemy poprosić kolegę lub koleżankę o pomoc bez konieczności biegania po pokojach oraz pukania do drzwi, sprzyja integracji pracowników i zachęca do współpracy.
Duża powierzchnia jest bardziej efektywna pod względem dużej liczby osób na mniejszym metrażu oraz daje też większe możliwości aranżacji oraz rearanżacji, dzięki czemu takie biuro staje się bardziej elastyczne. Pracownicy pracują przy identycznych biurkach, więc przeniesienie czy zmiany kadrowe nie zakłócają pracy całego zespołu. Rozwiązania oferowane przez producentów mebli pracowniczych pozwalają modyfikować ustawienie stanowisk czy też błyskawicznie reagować na zapotrzebowanie firmy, związane z jej rozwojem.
Ważny też jest aspekt ekonomiczny zjawiska. Otwarte biura dzięki większemu, niż to jest w przypadku tradycyjnych biur, zagęszczeniu stanowisk roboczych, pozwalają firmie obniżyć koszty związane z wynajmem powierzchni, urządzeniem biura czy jego eksploatacją nawet o 20%. Jest to związane z niższymi kosztami ogrzewania, klimatyzacji oraz energii elektrycznej ze względu na współużytkowanie urządzeń elektrycznych oraz mniejsze koszty związane z oświetleniem pojedynczej dużej powierzchni, niż kilkunastu małych pokoi.
Open space – na minus
Pierwszym z zarzutów stawianych rozwiązaniom open space jest panujący w nich hałas oraz atmosfera utrudniająca koncentrację oraz skupienie się na powierzonych zadaniach. Problem ten można skutecznie niwelować stosując odpowiednie ścianki działowe do biurek z atestami dźwiękoszczelności (np. panele SONIC dostępne w naszej ofercie) oraz wprowadzając proste zasady obowiązujące pracowników powierzchni wspólnej (wyciszenie prywatnych telefonów, zakaz głośnych rozmów).
Kolejną wadą opisywanego systemu organizacji biura jest brak prywatności oraz uczucie permanentnej kontroli ze strony przełożonych oraz współpracowników. Ten negatywny czynnik można zredukować za pomocą odpowiedniej aranżacji biura oraz zastosowanie ścianek działowych oraz ekranów przybiurkowych.
Według badań przeprowadzonych przez australijskich naukowców pracownicy otwartych biur skarżą się na wyższy poziom stresu oraz trudności z koncentracją. Wyniki wskazują ,że w biurach tego typu częściej dochodzi do konfliktów, a ludzie tam zatrudnieni są bardziej drażliwi.
Open space 2.0
W rozwiązaniu problemów związanych z opisanymi powyżej negatywnymi zjawiskami jest propozycja open space 2.0, która polega na stworzenia odpowiedniego zaplecza przy biurze wielkopowierzchniowym. W nowoczesnych biurach tego typu oprócz części biurowej najczęściej znajdują się osobne salki szkoleniowe oraz konferencyjne (gdzie odbywają się narady oraz spotkania pracowników różnych działów), pokoje dla matek z dzieckiem, salki do pracy cichej (gdzie zakazane są rozmowy oraz korzystanie z telefonów) oraz strefy relaksu, czyli chillout zone , gdzie pracownicy mogą odpocząć, wyciszyć się lub wspólnie pograć w gry lub pooglądać telewizję. Ważnym elementem otwartych biur stały się też osobne kuchnie oraz jadanie, które zastąpiły aneksy kuchenne, a nerwowe posiłki przy biurku zostały zamienione na przerwy śniadaniowe lub obiadowe.
Zastosowanie tego typu rozwiązań oraz ustalenie zasad obowiązujących w części wspólnej biura pozwala w znacznym stopniu zredukować niekorzystne czynniki związane z pracą w open space. Coraz częściej polskie filie zagranicznych firm oraz korporacji w niczym nie ustępują swoim zachodnim odpowiednikom, jeżeli chodzi o jakość oraz estetykę wyposażenia. Dzięki temu, że Polska jest potentatem na rynku meblarskim, nasze meble biurowe coraz częściej znajdują nabywców poza granicami naszego kraju. Od kilku lat zauważalny jest trend, że to zagraniczne oddziały wzorują swoje wyposażenie na naszych oddziałach i kupują meble z polskich fabryk.
